INTEGRITETSPOLICY

För oss på Incognito AB (nedan kallat INCAB) är det viktigt att du ska känna dig trygg med att anförtro oss dina personuppgifter. Därför vill vi redogöra för vilka uppgifter vi samlar in och varför. Självklart sker all hantering enligt tillämpliga lagar och regler. Här kan du läsa hur det går till.

Personuppgifter och hur vi hanterar dem
Med “personuppgifter” eller “data” menar vi de uppgifter som vi har och samlar in om dig som befintlig eller potentiell kund.

Personuppgifter är all information som direkt, eller indirekt tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till en levande fysisk person. Det innebär att allt från namn och kontaktuppgifter till IP-adress eller intressen kan anses vara personuppgifter.

Allt som sker med dina personuppgifter räknas som behandling av personuppgifter, vare sig det sker automatiskt eller manuellt. Behandling av personuppgifter innefattar till exempel insamling, registrering, lagring, bearbetning, framtagning, användning, utlämning, spridning, justering, radering eller förstöring.

För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste vi finna stöd i gällande dataskyddsreglering (GDPR) – en så kallad rättslig grund. Det finns ett antal rättsliga grunder att luta sig mot, men all vår behandling av personuppgifter grundar sig i någon av följande två kategorier: “Samtycke” eller “Fullgörande av avtal”.

Detta innebär kort och gott antingen:

• att du lämnat ditt samtycke till behandlingen eller
• att behandlingen är nödvändig för att vi ska fullgöra ett avtal med dig.
  

Insamling av personuppgifter och hur vi använder dem

Underbiträden
Er Redovisning anlitar underbiträden för vissa processer inom företaget. Vi tecknar alltid underbiträdesavtal med dessa och anger detta i våra personuppgiftsbiträdesavtal med våra kunder.

Intresseanmälan
Om du överväger att bli kund till oss på INCAB, eller vill ställa frågor om hur INCABs tjänster fungerar får du fylla i ett kontaktformulär på vår webbsida, där anger du dina uppgifter så att vi kan kontakta dig för mer information. I detta fall behandlar vi dina kontaktuppgifter för att kunna föra en dialog och/eller inleda en kundrelation med dig. Om den eventuella affären skulle utebli behåller vi inte dina personuppgifter. Rättslig grund: Samtycke

Kundrelation
När du blivit kund hos oss på INCAB behandlar vi din data och dina personuppgifter för att kunna identifiera dig som användare och för att kunna hantera och leverera tjänster i enlighet med ditt avtal. Exempel på interaktion och användande av personuppgifter är:

1. Inloggning i olika system
2. Utskick via mail
3. Bearbetning av data som är av rättslig karaktär, skatter, deklarationer bokslut etc.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal

Vem får tillgång till din data?
Vi kan komma att lämna ut din information om vi anser det vara nödvändigt för att fullfölja ett avtal, men oftast sker utlämnandet av information till bolag som ni själva har avtal med såsom er revisor.

Myndigheter, lagar och bestämmelser
Vi är skyldiga att, på begäran enligt lag och myndighetsbeslut, lämna ut den data som följer av beslutet – till exempel till polisen. Vi kan även lämna ut dina uppgifter till tredje part om vi bedömer att sådant utlämnande är nödvändigt för att (1) följa lagen; (2) skydda en person från dödsfall eller allvarlig kroppsskada; (3) förebygga bedrägeri eller missbruk av INCAB eller våra användare.

Övriga
Vi delar uppgifter till andra parter för att kunna hantera ekonomiska transaktioner, såsom bank eller andra finansiella aktörer, Skatteverket eller Bolagsverket. Vi kan behöva lämna ut uppgifter till polis/rättsväsendet för att vara behjälplig vid en eventuell brottsutredning eller tvist.

Om du har lämnat ditt samtycke kan vi även i andra fall än vad som anges ovan komma att lämna ut din data till företag, organisationer eller personer utanför INCAB. Detta gäller dock bara om det sker på din egen begäran.

Hur vi skyddar data & hur länge vi sparar den
INCAB sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Om du inte längre är kund hos oss kommer vi att radera din information när det är möjligt, men observera att det (1) kan finnas en viss fördröjning vid radering av våra servrar och säkerhetskopior och (2) att vi kan behålla information om så behövs för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, lösa tvister eller upprätthålla våra avtal.

Dina rättigheter
Viss behandling av din data baseras på att vi har ditt samtycke, vilket du alltid har rätt att återkalla. För att tillhandahålla dig som kund våra tjänster behöver vi dock behandla och hantera din data. Om du väljer att inte lämna din data till oss är det väldigt svårt för oss att leverera de tjänster som ni önskar.

Du har även rätt att, i enlighet med vad som följer av tillämplig personuppgiftslagstiftning, när som helst:

• begära att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig
• begära att få felaktiga uppgifter rättade
• begära att vi slutar behandla samt radera dina personuppgifter
• begära att begränsa vår hantering av dina personuppgifter
• begära att vi delar dina uppgifter till tredje part
• invända mot vår behandling av personuppgifter

Kontakta i så fall oss på de kontaktuppgifter som anges nedan. Du kan även lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Cookies
Cookies är en liten textfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet. På våra webbplatser använder vi följande cookies:

1) Sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet).
2) Varaktiga cookies (cookies som ligger kvar på din dator tills du tar bort dem eller de går ut).
3) Förstapartscookies (cookies som sätts av webbplatsen du besöker).
4) Tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Hos oss används dessa i första hand för analyser, som exempelvis Google Analytics och chatfunktion).
5) Liknande tekniker (tekniker som lagrar information i din webbläsare eller i din enhet på ett sätt som liknar cookies).

De cookies vi använder syftar till att förbättra de tjänster vi erbjuder. Några av våra webbtjänster behöver cookies för att fungera korrekt. Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster och för att spara funktionella inställningar. Vi använder även cookies för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig.

Kontaktuppgifter
Incognito Aktiebolag (556380-0100). Vi bestämmer syftet med behandlingen och avgör på vilket sätt den ska gå till. För frågor om vår datahantering, kontakta eva.admantius(at)incognito.se